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Una guida al backup per le piccole imprese

Backup per la piccola impresa

Chiunque abbia mai utilizzato un computer per lavoro dovrebbe sapere che è di vitale importanza fare il backup. Sia che si tratti di affrontare un malfunzionamento inaspettato del drive sia una cancellazione accidentale, avere una copia aggiornata dei tuoi dati aziendali a portata di mano potrebbe essere sufficiente per salvare la tua azienda da una situazione molto spiacevole.

Ciononostante molti di noi non effettuano abbastanza frequentemente i backup o si trovano persino a farli per la prima volta. Il backup viene spesso visto come un processo complicato e dispendioso in termini di risorse e di lavoro e dall’utilità incerta.

In questa guida dimostreremo che queste considerazioni sono errate spiegando come persino una piccola azienda possa effettuare backup con una certa frequenza in maniera sicura, efficace ed economica.

Che cos’è un backup?

Per spiegarlo in maniera semplice un backup è una copia completa dei tuoi dati – sia che si tratti di un singolo file o di contenuti di un intero drive – che si trova su uno storage diverso rispetto a quello originale e in un luogo differente e che permette di effettuare il ripristino delle informazioni in caso di perdita di dati.

La perdita dei dati può avvenire per diverse ragioni ed è importante prestare attenzione a ciascuna di esse. Non dovresti tenere i backup nello stesso posto dove si trovano i dati originali perchè in questo caso le copie sarebbero sì protette in caso di guasto al drive ma non sarebbero al sicuro in caso di incendio o allagamento.

Come iniziare la procedura?

Prima di avviare la funzione Backup di Windows e iniziare a trasferire i file su una chiavetta USB è importante pensare alle motivazioni per cui stai effettuando il backup e considerare se il metodo scelto risponde al meglio a queste ragioni.

Se hai una conoscenza anche solo elementare sul disaster recovery (DR) conoscerai questi due importanti parametri: il Recovery Point Objective (RPO) e il Recovery Time Objective (RTO). L’RPO fa riferimento ad un punto nel tempo, prima della perdita dei dati, fino al quale i dati stessi possono essere recuperati (dato il più recente backup disponibile). L’RTO, invece, descrive la durata in termini di tempo in cui la tua attività può proseguire senza l’utilizzo di quei dati.

Non hai bisogno di un piano DR formale per effettuare un backup dei tuoi dati in maniera efficace ma effettuare una verifica in termini di RPO e RTO è sicuramente un processo utile per determinare come e su quale dispositivo effettuare il backup dei tuoi dati.

Backup su drive esterno

Al giorno d’oggi uno dei metodi più comuni utilizzati dagli utenti privati e dalle piccole imprese per creare una copia dei dati è quella di effettuare un backup su HDD esterno. Si tratta infatti di un dispositivo economico, ragionevolmente veloce, facile da archiviare e da trasportare e solitamente molto più conveniente di altri dispositivi removibili di capacità inferiore come i dischi ottici e le memory card.

In base alle esigenze dell’azienda acquistare alcuni drive esterni ed effettuare il backup dei file una o due volte a settimana potrebbe essere sufficiente per soddisfare  le vostre esigenze in termini di RPO e RTO. Ricorda solo di archiviare almeno una di queste copie in un luogo diverso e sicuro.

Vale la pena notare che esistono moltissimi software free o commerciali in grado di rendere il processo di backup più semplice e più efficiente. Windows Backup che è stato inserito nelle moderne versioni di Windows ne è un valido esempio così come Time Machine di Apple. L’utilizzo di un’applicazione per copiare i dati non è obbligatorio ma potrebbe rendervi il processo molto più semplice nel lungo periodo.

Backup su NAS

Se non vuoi destreggiarti tra drive singoli puoi valutare la possibilità di effettuare il backup su un NAS (Network Attached Storage). Il NAS è un modo semplice di condivisione dei file tra computer in rete che solitamente comprende una serie di HDD in configurazione RAID il che lo rende una scelta più conveniente e resistente  rispetto ad un normale drive esterno.

Tra i rivenditori di NAS più noti ricordiamo Synology, Drobo e Western Digital che offrono soluzioni hardware a diversi prezzi. Ricordate soltanto che se il NAS è tenuto all’interno dei vostri uffici questo sistema non è meno immune ai danni provocati da possibili incendi o allagamenti rispetto al resto dei dispositivi della rete. Assicuratevi comunque di avere una copia fisicamente archiviata all’esterno dell’azienda.

Backup sul Cloud

Infine, hai la possibilità di evitare spese per l’acquisto di componenti hardware utilizzando i servizi cloud al posto di drive esterni e di altri media. Per molti utenti di piccole imprese il cloud ha completamente rivoluzionato il processo di backup. Ora è infatti possibile e sicuro implementare una strategia di backup off-site senza dover investire denaro nell’acquisto di componenti hardware, senza costi di spedizione e senza dover individuare uno spazio fisico nel quale posizionare i dispositivi.

Per effettuare il backup dei dati aziendali è possibile utilizzare diverse soluzioni in cloud tra cui ad esempio Dropbox. Tuttavia per ottenere buoni risultati solitamente la migliore soluzione è quella di utilizzare un servizio di backup su cloud creato ad hoc.

Esistono diverse soluzioni di questo genere tra cui Carbonite e Mozy. Un consiglio: controllare sempre il contratto di servizio nel dettaglio prima di consegnare i vostri dati confidenziali ad un provider di terze parti, questo per impedire spiacevoli imprevisti nel caso in futuro si dovesse optare per un cambio di fornitore.

Ricorda però che il metodo che utilizzi per effettuare il backup dovrebbe essere secondario rispetto al fatto che questo risponda alle tue esigenze in termini di RPO e RTO.

La perdita dei dati e il periodo di inattività (downtime) ad essa connessa potrebbero essere sufficienti per ridurre una piccola azienda sul lastrico. Per questo motivo è molto meglio mettersi al riparo da questi rischi piuttosto che poi dispiacersene, meglio dunque investire qualcosa in più rispetto a qualcosa in meno.

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