Il ruolo dei tape nei data center moderni

In questa intervista a Christian Prella - Key Account Manager Tape Service, Ontrack GmbH, Böblingen, German - affrontremo le sfide e i problemi che le aziende e gli operatori dei data center moderni devono affrontare per gestire i loro stock di nastri magnetici e di tape legacy.

R - Redattore

P - Prella

R - I nastri magnetici sono ormai in uso nei data center da qualche decennio. In relazione a questo, i tape giocano ancora un ruolo importante al giorno d’oggi?

P - Certamente! In questi ultimi anni in particolar modo si è dimostrato quanto i nastri magnetici siano ben lontani dalla loro estinzione e si siano distinti come i supporti di storage di maggiore durata. A questo ha sicuramente contribuito il fatto che i tape rispetto ai tradizionali hard disk, agli SSD e alle memorie Flash sono molto più economici se consideriamo lo spazio di storage che mettono a disposizione. Se a questo si aggiunge la domanda di energia elettrica necessaria per l’utilizzo degli hard disk la differenza diventa ancora più evidente. Ma al di là dei costi il fattore decisivo per i tape è la loro durata. Mentre un hard disk ha una durata che varia dai 5 ai 10 anni in base all'utilizzo che ne viene fatto, i nastri magnetici, se conservati correttamente possono durare sino a più di 30 anni.

R - Questa è una tua valutazione o hai delle evidenze concrete di questi dati?

P - Un sondaggio condotto a livello mondiale lo scorso anno su un campione di 720 specialisti IT di aziende e service provider del settore IT evidenzia alte percentuali di utilizzo dei tape. Il 34% degli intervistati utilizza e conserva più di 100 tape legacy e di questi il 12% ha più di 500 tape nei magazzini.

R - Per quali scopi vengono utilizzati i tape?

P -  Da un altro sondaggio che abbiamo condotto nel 2014 possiamo dedurre che i nastri magnetici vengono utilizzati sia come backup che come archivi. Lo studio ha rilevato che il 45% dei tape viene utilizzato come archivi di dati mentre il 55% viene utilizzato come backup. Sebbene i risultati mostrino chiaramente che l’utilizzo principale dei tape sia legato a necessità di backup possiamo notare una certa tendenza nel medio e lungo periodo verso una riduzione dell’uso dei tape a solo scopo di backup da parte delle aziende.

R - Per quale motivo?

P - Le ragioni sono evidenti. Normalmente in caso di un guasto al sistema IT l’utente vuole accedere in maniera rapida ai backup più recenti - siano questi giornalieri o settimanali - in modo che si possa rimettere in moto il sistema in breve tempo o che si possano velocemente recuperare i dati mancanti. In realtà, però, le soluzioni software dei tape più datati non permettono di accedere ai dati e di recuperarli in maniera rapida. Di conseguenza maggiori sono i volumi di dati maggiore sarà il tempo necessario per accedervi.

R - Questo però non è l’unico motivo per cui l’utilizzo dei nastri magnetici sta cambiando?

P - No, c’è un altro importante motivo per cui i tape devono essere conservati più a lungo e di conseguenza la percentuale della tipologia di utilizzo si sposta più verso l’uso dei tape per scopi di archiviazione: la maggior parte delle aziende è legalmente obbligata a conservare i dati per lunghi periodi e a garantirne un accesso in tempi rapidi. Per questo motivo è importante non solo che i dati vengano conservati per lungo tempo ma che possano anche essere estrapolati velocemente su richiesta.

R - Le aziende attualmente sono in grado di rispondere a questa richiesta?

P - Le aziende e i loro data center stanno affrontando la questione con grosse difficoltà. Ad esempio, circa un terzo delle imprese sta lottando per conoscere quale sia il contenuto dei dati memorizzati sui tape di backup o negli archivi. A questo si aggiunge il fatto che nel caso l’azienda non sia in grado di fornire un rapido accesso ai dati richiesti questa potrebbe essere seriamente compromessa.

R - Quali sono le sfide legate alla gestione dei cosiddetti tape legacy?

P - Le aziende e i data center affrontano diverse problematiche quando devono accedere o valutare i dati presenti su archivi o backup legacy. Le conseguenze possono portare a seri rischi per l’impresa per mancata compliance alle normative o alle richieste. Tra le problematiche principali, in base ai risultati dei nostri sondaggi possiamo citare queste:

• Vecchi tape e hardware obsoleto mettono a dura prova il funzionamento dell’infrastruttura: il 56% degli intervistati gestisce tape che hanno un’età superiore ai 5 anni, il 34%  gestisce nastri con un’età compresa tra i 5 e i 10 anno e il 21% ha a che fare con tape di più di 10 anni. Perciò sia i tape che l’hardware devono essere mantenuti, conservati e testati in maniera permanente. Inoltre, diventa sempre più difficile trovare parti di ricambio o driver per l’hardware.
• Le richieste di restore interne all’azienda e dall’esterno stanno diventando sempre più comuni. I responsabili dei nastri hanno quindi maggiori difficoltà a gestire la situazione. Il 30% degli intervistati riceve richieste interne di restore a cadenza giornaliera, settimanale o mensile e un altro 32% effettua un restore diverse volte in un anno.
• Il processo delle richieste di restore è un costo e richiede l’impiego di diverse risorse. I responsabili dei dipartimenti IT spesso non sono in grado di effettuare un restore nei tempi previsti a causa di diverse problematiche tecniche. Secondo i nostri sondaggi il 22% degli intervistati non sono in grado di rispondere alle richieste fatte dall’azienda e non riescono ad individuare i dati richiesti o quanto meno ad accedervi.

R - Come mai è così difficile per le aziende avere accesso ai dati legacy?

P - Le nostre indagini hanno portato alla luce queste motivazioni. Le aziende intervistate hanno risposto....

• Il 46% delle aziende campione ha dichiarato che le maggiori difficoltà riguardano il recupero dei dati e gli alti costi legati all’accesso e alla ricerca dei contenuti dei tape
• Un altro 24% ha confermato che la loro azienda non possiede più l’infrastruttura (software e hardware) necessaria per accedere ai tape legacy
• Il 18% crede che sia troppo costoso conservare e mantenere l’infrastruttura.

Solo una piccola parte degli intervistati (7%), tuttavia, deve gestire tape difettosi.  Queste ragioni sono esacerbate dal fatto che molte aziende non devono mantenere in funzione un solo sistema di backup ma diversi. Quasi il 50% del campione ha due o più sistemi in uso e ciò si traduce in maggiori costi e ulteriori problematiche di gestione.

R - Pensi che la situazione migliorerà?

P - Non proprio. Tutte le aziende cercano di ridurre i costi legati alla loro infrastruttura IT in modo consistente.

R - Al giorno d’oggi quali soluzioni possono adottare le aziende per gestire i dati su tape?

P - Le aziende hanno 3 alternative: la prima è quella di conservare i dati e creare archivi per periodi di tempo indefiniti. In questo modo però il volume dei dati continuerà ad aumentare e anche le attrezzature dovranno continuare ad essere funzionanti. La seconda opzione è quella di ignorare i dati. In questo caso l’azienda continuerebbe ad utilizzare i tape decidendo però di non controllare se i nastri e le attrezzature necessarie funzionino o meno scoprendolo nel caso in cui per qualsiasi motivo venga richiesto loro di estrapolare dati dai tape. Tuttavia, seguendo questo approccio l’azienda giocherebbe alla roulette russa. La terza possibilità è quella di effettuare un controllo frequente e costante sia dei tape che dei dati in essi contenuti e una volta terminati i periodi di conservazione obbligatoria provvedere alla loro cancellazione sicura e dismissione. È chiaro che la terza opzione è la migliore per l’azienda in termini di sicurezza. Nella realtà, però, capita che le aziende decidano di implementare le prime due opzioni di modo che all’inizio non debbano fare grossi sforzi o sostenere determinate spese.

R - Come dovrebbe essere una soluzione economica per la gestione dei dati su tape?

P - Da tempo in Ontrack ci focalizziamo sul problema dei dati e dei tape legacy. Da diverse settimane infatti abbiamo iniziato ad offrire ai nostri clienti una nuova soluzione software creata proprio per questo specifico problema. Con questa soluzione non è più necessario conservare l’infrastuttura hardware e i software per la gestione dei tape: consiste in un catalogo online dei tape in cui sono presenti le liste dei nastri magnetici e dei i dati in essi memorizzati; le aziende sono quindi in grado di cercare e di visualizzare il contenuto dei nastri. Questo strumento offre un notevole supporto alle aziende in caso di una richiesta urgente dei dati ad esempio per questioni legali.

R - Come funziona nella realtà il processo di recupero con DataAdvisor™?

P - Il processo che consente alle aziende di avere una panoramica dei contenuti dei loro tape e di accedere ai dati si può suddividere in sole 5 fasi:

1. Rendere disponibile o creare un file di catalogo dei tape di interesse. I cataloghi esistenti possono essere facilmente caricati. In caso di tape sprovvisti di catalogo Ontrack si occuperà della loro catalogazione. Tutti i nuovi cataloghi di DataAdvisor™ possono essere consultati e visualizzati online tramite interfaccia web e sono facilmente navigabili e di semplice utilizzo.
2. I nostri clienti possono quindi controllare e gestire i loro file legacy online. In base a queste verifiche le aziende sapranno quali tape possono essere dismessi e quali invece devono essere ancora conservati.
3. I tape possono essere archiviati presso la sede dell’azienda stessa, presso un provider di terze parti oppure presso Ontrack.
4. I tape non più utili verranno dismessi in maniera sicura.
5. Per poter accedere o effettuare il recupero di singoli dati come ad esempio email o file edb le aziende dovranno semplicemente inviare una richiesta a Ontrack. La vecchia infrastruttura legacy non è quindi più necessaria.

R - Questa sembra essere la soluzione ottimale, ma è già utilizzata dai clienti?

P - Sì e con ottimi risultati. Uno dei nostri clienti, ad esempio, aveva presso la sua azienda uno stock di 400 nastri magnetici Tivoli e voleva interrompere l’utilizzo della soluzione Tivoli nel breve periodo. Con i nostri servizi tape e con DataAdvisor è stato possibile non solo “mandare in pensione” il vecchio sistema in poco tempo ma dismettere anche 300 nastri i cui dati sono risultati non più utili dopo la loro revisione. Ora il cliente ha solo 100 tape di dati che devono essere conservati per altri 4 anni. Durante questo periodo rimanente è stato pianificato di effettuare il restore dei dati da circa 30 tape ogni anno su richiesta.

R - Quindi il cliente ora non ha più problemi con software o hardware non più disponibili o guasti?

P - Esatto! Il sistema Tivoli è stato completamente rimosso e le licenze annuali eliminate dai costi. Per lo staff IT però non è questo l’elemento fondamentale: per loro il vero vantaggio è quello di non dover più preoccuparsi del vecchio sistema che chiedeva loro troppo tempo di gestione. In questo modo possono investire queste ore in altri e più utili progetti.

R - Grazie per l’intervista!

P - Grazie a te.