Rischi e considerazioni sull’aggiornamento a Office 365

I servizi in cloud si stanno diffondendo nelle aziende di qualunque forma e dimensione e permettono di incrementare la produttività riducendo i costi dell’infrastruttura interna all’azienda. Di conseguenza Microsoft Office 365 e Exchange Online sono ormai diventati un binomio comune che offre una piattaforma in hosting attraverso la quale le organizzazioni possono accedere ai propri dati aziendali in qualsiasi parte nel mondo, dalla propria postazione di lavoro o da un dispositivo mobile.

Se da un lato non si può negare che siano molti i benefici del passaggio a Office 365, è importante identificare i rischi di questa operazione e considerare tutti i cambiamenti che potrebbero essere necessari alle vostre best practice. Qui di seguito i 4 aspetti che la vostra azienda dovrebbe tenere in considerazione quando pianifica di passare ad una piattaforma in cloud o ad una soluzione in cloud ibrido.

1.Preparatevi a possibili interruzioni

Un errore che molte aziende commettono sui servizi in cloud è pensare che questi siano disponibili il 100% del tempo. Infatti, negli ultimi mesi, si sono verificate due interruzioni di servizio di Office 365 di un certo rilievo, a dicembre 2015 e gennaio 2016: questi hanno provocato l’assenza di connettività per i clienti in tutto il mondo. Entrambe queste interruzioni non hanno consentito agli utenti di accedere alle email per lunghi periodi di tempo e questo in alcuni casi avrebbe potuto avere un effetto negativo sulla reputazione dell’azienda e/o sulla sua capacità operativa. È bene quindi considerare l’eventualità che questo problema possa nuovamente verificarsi in futuro e assicurarsi di avere un processo di failover  nel caso in cui il servizio cloud dovesse smettere di funzionare correttamente per un periodo di tempo prolungato. Non stiamo parlando di un kit di sopravvivenza fatto di carta e penna ma piuttosto di un’alternativa testata e verificata che possa essere adottata dall’azienda in caso di emergenza. Questa potrebbe consistere nella semplice conservazione di copie di documenti fondamentali per l’azienda a livello di sistema locale di modo che l’organizzazione possa continuare a svolgere le attività base o raggiungere gli obiettivi richiesti

2.Attenzione alle policy di conservazione

Quando si tratta di conservazione delle email è bene soffermarsi a considerare  i possibili cambiamenti. Con Office 365 Microsoft ha introdotto la possibilità in Exchange Online di estendere il periodo di tempo lungo il quale gli elementi possono essere conservati oltre ai 14 giorni standard. Questa opzione viene implementata attraverso l’utilizzo di un periodo di conservazione personalizzato che può essere impostato dal vostro amministratore Office 365 per i contenuti cancellati e che può essere modificato e riadattato in base alle esigenze della vostra azienda. Se si approfitta di un servizio gestito allora vale la pena verificare con il vostro provider se l’opzione impostata per la conservazione delle email è quella di default e richiedere la modifica delle impostazioni. È inoltre possibile utilizzare l’opzione Exchange Online Retention Policy Tags per le cartelle di default e il sistema di Messaging records management (MRM) per mantenere la conformità ogni volta richiesta. Questo aiuterà a impedire la cancellazione accidentale delle email a causa di una policy non corretta che necessita di essere aggiornata.

3. Backup, backup, backup

Solo perchè tutti i vostri dati si trovano sul cloud non significa che siete immuni dalla possibilità di perderli. Gli scenari comuni che possono portare a una perdita sono la corruzione dei dati, errori nella sincronizzazione o cancellazioni accidentali. Un altro caso potrebbe essere quello legato ad un attacco hacker sia interno che esterno. Se un hacker o un dipendente disonesto ha cancellato delle informazioni importanti per l’azienda  da un ambiente cloud, ad esempio, potrebbe non essere possibile recuperare quei dati se non è stato effettuato un backup. In più, se leggete le clausole scritte in piccolo, i provider di servizi cloud spesso non sono responsabili del recupero dati in scenari di questo genere. Per questo motivo è buona prassi effettuare il backup dei dati in cloud regolarmente per proteggere la vostra azienda da perdite dati irreversibili. Vi consigliamo di mantenere due sistemi di backup in funzione, preferibilmente lasciandone uno off-site in modo da garantire la business continuity e ridurre i tempi di inattività nel caso si verifichi un disastro o un guasto.

4. Aggiornate il vostro piano di disaster recovery

Un altro aspetto importante che viene spesso trascurato è la revisione e l’aggiornamento del piano di disaster recovery (DR).  Non c’è dubbio che come conseguenza della migrazione sul cloud i vostri processi e le vostre policy dovranno essere modificate quindi assicuratevi di rivedere il vostro piano di DR di modo che questo copra qualsiasi alterazione alla vostra infrastruttura facendo molta attenzione alle vostre procedure di backup. Vi raccomandiamo di includere nel vostro piano anche i contatti di un’azienda di recupero dati affidabile. Dovrete accertarvi che questa abbia esperienza in lavorazioni su qualsiasi tipologia di dispositvo di storage, collaborazioni con i maggiori produttori del settore e disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7 poichè i disastri non accadono solo tra le 9 e le 18!

Probabilmente non ne avrete bisogno, consideratela una sorta di polizza assicurativa: in questo modo avrete la certezza di sapere a chi rivolgervi senza dover perdere tempo nella ricerca di un provider affidabile in caso di disastro.

Pianificate in anticipo

Quando effettuate un upgrade a qualsiasi piattaforma cloud è d’obbligo pianificare per tempo ogni possibile problema. Con tutte le funzioni di produttività offerte da Office 365 e in particolare da Exchange Online è molto facile dimenticarsi del piano di disaster recovery.

Nonostante questo, gli aspetti considerati in questo articolo, sebbene non affrontati in maniera esaustiva, dovrebbero aiutarvi a considerare tutte le aree di interesse e ridurre quindi le possibilità che si verifichino delle perdite di dati. Nella peggiore delle ipotesi sarete in grado di avere una pronta risposta al problema nel caso in cui perdiate i dati dal vostro ambiente cloud.