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Come gestire la mail di un dipendente che lascia l’azienda

É normale che ad un certo punto i dipendenti lascino l’azienda. Secondo diverse statistiche,  nella maggior parte dei paesi occidentali industrializzati la medi a del cosiddetto “tasso di turnover dei dipendenti” nelle aziende è di circa il 15% del computo totale dei collaboratori.

Questo numero è il risultato di un turnover volontario e involontario a causa di licenziamenti, chiusure aziendali, etc. Mentre paesi come Russia e Messico hanno quasi il doppio di tasso di turnover, normalmente non eccedente il 30%.

Nella maggior parte delle aziede Americane e Europee il tasso è in media tra l’8-10% mentre in alcuni call center il tasso può anche arrivare fino all’80%.

Indipendentemente da quale sia la causa – sia che il dipendente voglia crescere in un differente ambiente professionale oppure che l’azienda debba licenziare a causa di una situzione finanziaria precaria – le organizzazioni devono affrontarne gli effetti.

Mentre il dipartimento delle risorse umane deve gestire una quota bilanciata tra entrata e uscita dei dipendenti  – secondo gli esperti un “buon” turnover dovrebbe attestarsi intorno al 10-15% -altri dipartimenti devono gestire gli effetti della “partenza” dei collaboratori.

Come gestire le mailbox degli ex-dipendenti?

Il dipartimento IT (insieme con il dipartimento finanziario e il top management) devono costantemente gestire e pianificare le necessarie risorse IT come, per esempio, le mailbox su Exchange Server onsite e, in tempo di ambienti basati su cloud, le licenze per Office 365 e Exchange Online.

Quando arriva il momento per un dipendente di lasciare l’azienda, la domande è: cosa fare di una mailbox Exchange in un ambiente Office 365/Exchange online basato su cloud / abbonamento?

Nessuna organizzazione al mondo vuole pagare per un servizio che non è più necessario e per una persona che non è più legata all’azienda.  Così, la decisione in molti casi sarà quella di terminare l’abbonamento con Microsoft per quella singola mailbox. Mentre non si tratta di un grosso problema per un’azienda che sta utilizzando un Exchange Server onsite presso la propria sede, può invece esserlo per tutte quelle società che sono passate totalmente a un ambiente Office 365 in cloud.

Il fatto è che, mentre in un ambiente Exchange onsite, i tecnici IT devono solo fare un backup del contenuto della mailbox dell’ex-dipendente (mailbox normale e/o archive mailbox) , nell’altro caso – fra le altre cose – vi sono diverse opzioni tra le quali poter scegliere:

effettuare un backup della mailbox Exchange degli utenti utilizzando un software di backup granulare come ad esempio i prodotti Code Two o altri

effettuare un backup delle mailbox Exchange degli utenti esportandole come .pst file

mantenere un Exchange Server legacy attivo e mettere tutte le mailbox “chiuse” su questo server

Tutte queste opzioni hanno i loro pro e i loro contro ma, indipendentemente da come si sono salvate le email e i dati degli ex-dipendenti,  puoi comunque essere sicuro che potrai avere accesso alle informazioni quando necessario per un’analisi più attenta nei casi di indagine interne oppure di cause legali esterne.

Mettere al sicuro le mailbox basate su cloud

In caso di una sottoscrizione Office 365 oppure di un Exchange Online basato su cloud, hai sostanzialmente le stesse possibilità di salvare i dati degli ex-dipendenti ma al contrario di un ambiente Exchange Server online, utilizzando una soluzione basata su cloud, devi decidere se vuoi mantenere o riutilizzare la licenza utente in futuro oppure no.

Se non vuoi spostare la licenza a un nuovo dipendente, devi “salvare” i dati dall’essere cancellati esportandoli in un file .pst (normalmente Microsoft cancellerà i dati da un account Exchange eliminato, trascorsi 30 giorni a seconda del piano sottoscritto).

Se desideri mantenere la licenza per il tuo piano di abbonamento a Exchange Online / Office 365 per ulteriori usi, Microsoft offre da Marzo 2013 delle soluzioni che permettono di rendere le mailbox che non vuoi più utilizzare – per esempio quelle degli ex-dipendenti – “inattive”.

Per rendere una mailbox di un ex-dipendente inattiva, ci sono due possibilità: Litigation Hold e In-Place Hold.

Entrambe le opzioni preservano tutto il contenuto della mailbox, inclusi gli elementi cancellati e le versioni originali degli elementi modificati. La principale differenza tra le due modalità è che nel In-Place Hold puoi preservare gli elementi che corrispondono ai parametri di una query e specificare i tipi di elementi da mantenere (es. email, calendario, note, etc.). Con Litigation Hold invece non è possibile selezionare gli elementi, questa opzione conserva tutto.

Tuttavia, a partire dall’inizio di luglio, i clienti dei piani standalone Office 365 e di Exchange Online non saranno più in grado di creare un nuovo In-Place Hold!!! Puoi solo modificare gli In-Place Hold esistenti basati su cloud oppure utilizzare il metodo Litigation Hold. Creare un nuovo In-Place Hold dopo tale data è possibile solo con Exchange Server 2013 e Exchange Hybrid.

A partire dal nuovo Exchange Server 2016, Microsoft ha inventato il nuovo In-Situ-Archive che fornisce ancora la possibilità di conservare gli elementi sotto requisiti individuali selezionati. Ma fino adesso questa tecnologia non è disponibile in Exchange Online e con lo stop di In-Place Hold in luglio ci sarà solo il metodo Litigation Hold disponibile in futuro (a meno che Microsoft non decida in modo differente).

La buona notizia è che tuttavia è possibile  rendere inattiva una mailbox di un ex-dipendente – almeno fino ad oggi – con solo una singola licenza. Fino a luglio, l’amministratore mette la mailbox dell’utente o In-Place Hold o Litigation Hold e successivamente rimuove l’utente da Office 365.

A questo punto la licenze è nuovamente libera e può essere utilizzata per un altro utente. L’innovazione sta proprio qui:  con questo metodo non solo puoi fare la cosa una volta ma se hai numerosi utenti non più presenti puoi inserirli tutti insieme in un gruppo di “utenti inattivi”.

Facendo così, tutte le tue esigenze normative sono soddisfatte. Secondo Microsoft è possibile conservare tutte le mail inattive degli utenti per tutto il tempo necessario, fino a che sei un cliente attivo di Office 365/Exchange Online.

Al fine di utilizzare In-Place o Litigation Hold e poter rendere gli utenti “inattivi” devi possedere o acquistare un piano di abbonamento E3, E4, A3, A4, G or Exchange Online P2

Come puoi vedere anche se Microsoft ha creato la propria offerta per la conservazione dei dati dei vecchi dipendenti nei propri archivi di cloud storage, essa non è completamente gratuita, poichè è necessario pagare almeno per un singolo piano di abbonamento Exchange Online P2.

E mentre Microsoft ora dice che sarà gratuito per i prossimi decenni, in realtà sarai senza appigli legali se e quando modificheranno in futuro la loro policy.

E quello che molti esperti hanno … ora è divenuto realtà: Microsoft cambia il modo di salvare le vecchie email senza un grande annuncio ma con una nota di due righe inserite nella descrizione di  In-Place Hold nella sua Technet Library.

Così anche se Microsoft dichiara che conserverà le legacy email fino a quando necessario per il tuo periodo retention, non puoi avere la certezza se le policy cambieranno – per esempio – nei prossimi 30 anni.

L’alternativa più sicura

Il modo più sicuro e più semplice di salvare tutte le email degli ex-dipendenti per un eventuale necessità futura o per scopi di compliance o legali è ancora quello di salvare le mailbox come file .pst.

Utilizzando questa opzione puoi salvare e memorizzare tutte le tue email in modo sicuro su un dispositivo di storage esterno come un tape o un hard disk. Per salvare le email dalla mailbox del vecchio dipendente è necessario usare un client Outlook e aggiungere la sua mailbox dall’account Office 365 come secondo account del cliet Outlook.

Dopo che il nuovo account è attivo all’interno del tuo client Outlook, puoi utilizzare la funzione di export e salvare il contenuto come un file .pst. Un altro sistema per salvare le email dei vecchi dipendenti è utilizzare Ontrack PowerControls9.0 per Exchange.

Con questo tool – originariamente sviluppato per cercare e recuperare elementi di Exchange persi o accidentalmente cancellati come le email – puoi facilmente connetterti al server Exchange online del tuo abbonamento Office 365 e cercare la mailbox dell’ex-dipendente. Una volta identificata, puoi marcare l’intera mailbox e (o selezionare una sotto-cartella) e salvarla come un file .pst con facilità.

Indipendentemente dal tipo di storage che utilizzi, dovresti verificare questo “backup” del tuo file .pst e le mail in esso contenute periodicamente per testarne il funzionamento. Per essere sicuro di avere sempre le email di un vecchio dipendente pronte per un uso legale o di altro tipo puoi ancora utilizzare in aggiunte la funzionalità di “mailbox inattive” offerta di Microsoft Exchange Online e Office 365.

Con questi due metodi di “backup delle email” puoi essere ragionevolmente sicuro di poter sempre reagire in modo appropriato in caso di necessità urgenti di accesso alle email.

Picture copyright: Unsplash, CC0 license

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