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La gestione delle email in ambienti Cloud ibridi – il meglio di entrambe le soluzioni

Gestione email in ambienti cloud ibridi

Lo scenario: la vostra azienda ha deciso di implementare Office 365 e ora state per effettuare la migrazione delle vostre email su Office 365. Adesso sì… che inizia il vero “divertimento”.

Se siete un’azienda di piccole dimensione  con pochi dipendenti  il processo  di migrazione in cloud non dovrebbe essere difficile. Se invece siete un’azienda di dimensioni medio-grandi probabilmente non effettuerete una migrazione completa a Office 365.

A causa della complessità e della personalizzazione degli ambienti di più grandi dimensioni o anche a causa di eventuali regolamentazioni, normalmente non è possibile per le grandi aziende effettuare una migrazione completa a Office 365.

Molto probabilmente, infatti, la vostra azienda andrà ad utilizzare un ambiente cloud ibrido in cui  le email saranno disponibili sia in cloud che on-premise.

La migrazione graduale dei dati presenta infatti molti meno rischi rispetto ad una migrazione completa effettuata in un solo momento: questo approccio permette alle  aziende stesse di  effettuare la migrazione dei dati seguendo le proprie necessità  avendo al tempo stesso la possibilità di risolvere qualunque tipo di problema prima che il processo sia completo.

Inoltre, poichè Microsoft prevede un costo mensile per ogni singola mailbox in Office 365 e i livelli di abbonamento necessari per effettuare una migrazione di grossi  volumi di dati sono tra i più costosi, è molto probabile che non tutte le email vengano spostate in cloud. Al contrario verrà stabilita una data a partire dalla quale tutte le caselle di posta verranno trasferite in Office 365. Ok, fin qui tutto abbastanza semplice.

Tra tutte le opzioni offerte da Office 365 ci sono ancora alcuni scenari per i quali le aziende hanno bisogno di ricorrere all’utilizzo di strumenti di terze parti.

Uno scenario potrebbe essere il seguente:  come è possibile accedere ai dati legacy memorizzati su file EDB on premise con Office 365? Bene, ciò non è possibile.  Potete accedere ai vostri backup in Office 365 solo tramite Microsoft e, importante da ricordare,  se avete una casella di posta standard la policy di mantenimento dei dati cancellati è di default di 14 giorni e può essere estesa fino a 30 giorni massimo. Terminato questo periodo i dati saranno definitivamente persi.

Lo svantaggio del prolungare il periodo di mantenimento della posta cancellata è che gli elementi cancellati sono considerati come parte della quota della casella di posta il che significa ulteriori costi per l’azienda. Potete creare una policy In-Place Hold  che può essere personalizzata per mantenere per periodi di tempo più lunghi i messaggi conservati ma questa caratteristica è disponibile solo in alcuni piani di abbonamento.

Qui in Kroll Ontrack siamo da sempre impegnati nel garantirvi la protezione di uno degli asset più importanti per le aziende: le email. Di recente abbiamo effettuato un upgrade del nostro tool per il restore e il recupero delle email, Ontrack® PowerControls™, in modo da poter supportare Office 365, Exchange Online e Exchange 2016. Ciò significa che in questo modo potete usufruire dei vantaggi di entrambi gli ambienti – da Exchange 5.5 a Office 365.

Ontrack PowerControls

Questo strumento è in grado di accedere  ai file EDB offline oltre che alle caselle di posta di Office 365.

Avete un file  di backup EDB che si trova ancora da qualche parte? Copiatene il contenuto e spostatelo in Office 365. Fatto.

Avete bisogno di mantenere questi dati per ragioni legali e di compliance? Nessun problema! Effettuate una ricerca avanzata, filtrate i risultati ed esportate i dati (in formato PST, MSG, CSV e EML) senza modificare i metadati. Fatto! E in pochi possono farlo!

Un dipendente ha lasciato la vostra azienda? Esportate le sue mailbox come file  PST e chiudete il suo account  Office 365, rispondendo alle esigenze di compliance ma riducendo i costi. Fatto anche questo!

L’utilizzo di Office 365 sta aumentando ma le aziende di medio-grandi dimensioni hanno un approccio più lento alle soluzioni in cloud. Da un recente studio condotto da CIO è emerso che saranno necessari più di 10 anni prima che alcune aziende possano gestire le proprie email completamente in cloud.

Nel frattempo accertatevi di avere un piano e uno strumento come Ontrack PowerControls per passare da ambienti on-premise ad ambienti cloud senza alcuna interruzione di servizio.

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