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E’ ora di ripensare l’archivio su nastro

Archivi storage su tape

Conservare i dati “per ogni eventualità’” non è più un’opzione

L’idea che i tape utilizzati come soluzione di archiviazione aziendale fossero ormai un’opzione in rapido declino è stata largamente discussa e smentita dai fatti. La maggior parte delle imprese, infatti, utilizza ancora nastri di backup presso la propria sede o presso organizzazioni esterne. Inoltre considerata la crescita esponenziale dei volumi di dati, si presume che l’utilizzo di soluzioni di nastri off-site sia solo destinato a crescere.

Storicamente, il basso costo degli archivi su nastro ha incoraggiato le aziende a conservare ed archiviare tutti i dati ‘per ogni eventualità’. Ciò ha contribuito a gonfiare i budget IT senza reali necessità e ad accrescere costi e rischi delle attività di e-discovery in caso di indagini, cause legali o fusioni/acquisizioni.

Il problema principale di una strategia ‘conserva tutto’

Il problema è che molte organizzazioni non sono riuscite efficacemente a tenere traccia di ciò che hanno archiviato sui nastri. Diverse sono le domande a cui non sono in grado di fornire una risposta immediata o accurata.

  • Quali contenuti ci sono in archivio?
  • Si trovano in sede, fuori sede o da un fornitore di servizi storage – e su quale nastro?
  • Quali dati sono effettivamente necessari per l’attività o per ragioni legali, e quali sono invece superflui o duplicati e possono essere eliminati?

Costi nascosti dell’accesso a dati obsoleti

Alcune informazioni non hanno una “scadenza” e potrebbero già essere archiviate: si pensi a formule, prototipi o disegni proprietari. Se questi dati, tra gli altri, devono essere conservati per un periodo sempre maggiore, quali sono le strategie in atto per assicurare che restino accessibili anche quando la tecnologia usata per il salvataggio diventerà obsoleta, e i costi operativi dell’infrastruttura (mantenuta in effetti solo allo scopo di un eventuale ripristino) non saranno più sostenibili?

Pianifica il programma di pensionamento (dei tuoi dati)

Se un’azienda non risponde a queste domande attuando un processo ben definito, l’approccio abituale sia per i dati archiviati che per i sistemi obsoleti diventa “tenere tutto”. A livello pratico, le informazioni sulla gestione dei tipi di contenuto sono raramente documentate ed esposte in un Service Level Agreement (SLA), incrementando rischi e spese che sono del tutto evitabili.

La mancanza di chiarezza su cosa sia stato archiviato è solo uno dei problemi. Un altro ostacolo importante è dato dalla difficoltà di accedere a dati storici archiviati su nastro. Le imprese effettuano regolarmente il backup e l’archiviazione, credendo di seguire processi corretti e di avere salvato i propri dati in modo sicuro. Ci sono tuttavia una serie di fattori, inclusi gli errori da parte dell’utente o difetti hardware/software che possono ostacolare il ripristino dei dati e che non vengono alla luce fino a quando l’azienda è in modalità reattiva e sta disperatamente cercando una soluzione.

Trovare quel file non è poi così semplice

Ogni azienda ha il dovere di preservare dati importanti in previsione di possibili dispute legali. E in molti casi è solo quando si presenta la necessità di accedere a tali dati che si verificano problemi comuni, ad esempio:

  • Malfunzionamento del software di backup: il software è impostato correttamente e il processo è avviato. Tuttavia l’effettivo backup non viene mai verificato, pertanto non è registrato e i dati non possono essere localizzati quando serve

  • Malfunzionamento hardware: problemi ai tape; nastri corrotti o a cui non è possibile accedere; errori logici dei dati che impediscono la lettura degli stessi dai nastri. C’è una differenza sostanziale tra i dati dall’ultimo backup e i dati al momento del malfunzionamento

  • Errore umano: Reinizializzare inavvertitamente un nastro, o dimenticare di abilitare l’opzione ‘append’ prima di avviare un backup sono errori piuttosto frequenti

  • Volume dei dati e possibilità di individuarli: un problema comune risiede nel mero volume di dati e nell’abilità di trovare al suo interno lo specifico contenuto desiderato. Come si fa a sapere se i dati sono persi o mancanti? Quando due aziende si fondono ad esempio, i dati operativi, contabili e relativi ai clienti devono continuare ad essere disponibili per entrambe e i diversi ambienti di backup devono essere armonizzati (si pensi a sistemi di backup proprietari in ambienti Windows).

  • Sistemi obsoleti: la necessità di conservare dati obsoleti è reale; bisogna quindi pensare a convertire I vecchi sistemi in nuovi formati o trasferirli su una tecnologia più recente. I revisori possono chiedere che vengano presentate informazioni di vecchia data – nel caso di una banca, sono stati richiesti 17,000 set di dati raccolti negli anni ’80. I nastri erano disponibili, ma il software e i lettori erano inservibili.

  • Disastri: incendi, allagamenti, temperature estreme ed altri eventi naturali sono spesso alla base di nastri danneggiati, compromessi e non più leggibili con metodi standard

  • Metodologie forensi non affidabili: i dati possono essere ‘leggibili’ da una persona, ma trasferirli nel modo errato può modificare i file o i metadati su cui si fa affidamento per stabilire conformità, validità investigativa e rilevanza dei dati durante le attività di e-discovery. Se questo causa difficoltà nel ripristino dei dati o lo rende del tutto impossibile, ciò non esonera l’impresa dall’obbligo di fornire le informazioni richieste. Alcune compagnie semplicemente corrono il rischio, puntando sul fatto che i propri dati più datati non serviranno, e che gli stessi saranno accessibili e utilizzabili se e quando richiesto.

Il soccorso a portata di mano

Storicamente è sempre stato proibitivo in termini di tempo e denaro, nonché tecnicamente gravoso, incorporare gli archivi storici di un’azienda nel piano generale di gestione del ciclo vita delle informazioni. Dopo il ripristino dei dati, lo staff IT doveva lavorare insieme ai legali per analizzare quali dati fossero rilevanti ai fini di un’indagine o un’azione legale. Ripristinare migliaia o decine di migliaia di nastri non era possibile a causa di limitazioni di budget e di infrastrutture.

Il problema è stato affrontato utilizzando la tecnologia per ottimizzare l’intero processo. Invece di adagiarsi su una sicurezza infondata, le aziende ora cercano l’assistenza di consulenti esperti per gestire gli archivi in modo più efficiente e ridurre il carico sul personale IT e sull’infrastruttura. E’ fondamentale accertarsi che i consulenti selezionati abbiano una comprovata esperienza nell’applicazione di metodi forensi affidabili ed una profonda conoscenza di problematiche informatiche, legali e di conformità.

7 tecniche per tenere sotto controllo l’archivio su nastri

  • Identificazione, catalogazione e raccolta dati: localizzare , conservare e raccogliere i dati essenziali per l’attività e rilevanti ai fini legali

  • Migrazione: migrare grossi volumi di dati su supporti o in formati diversi, in modo sicuro

  • Consolidamento supporti: combinare backup incrementali o differenziali in un solo backup

  • Conversione supporti: convertire i dati da un formato ad un altro senza interruzioni

  • Catalogazione nastri: creare un catalogo per risparmiare tempo, soldi e risorse

  • Duplicazione nastri: copiare i dati in modo semplice

  • Acquisizione nastri: prepararsi all’acquisizione di specifici nastri o file in un sistema di archiviazione o per esigenze di conservazione documenti ai fini legali

La combinazione di un panorama sempre più regolamentato, volumi di big data in costante e rapida crescita e il bisogno di risposte immediate e trasparenti decreta la necessità per le imprese di trovare al più presto una soluzione alla gestione mediocre degli archivi su nastro.

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